De
aplicativos a métodos para lá de sofisticados para tornar o tempo mais
rentável: nunca os profissionais tiveram tantos recursos para gerir a
maneira como utilizam as horas, minutos e segundos que recheiam o
expediente. Mesmo assim, muita gente ainda vive uma agenda caótica e um
fim de mês de poucos resultados.
Confira abaixo quais os hábitos que mais contribuem para este cenário:
Hábito 1 Deixar a vida os levar
O
principal erro de quem não consegue manter a agenda (e a vida) em dia é
não planejar. “É aquela pessoa que faz tudo de última hora e não prevê o
que pode acontecer”, diz o Christian Barbosa, especialista em gestão do
tempo e fundador da consultoria TRIAD PS.
De
fato, ao longo do dia (em alguns setores mais, em outros menos)
imprevistos acontecem. E isso sempre determina um novo arranjo na ordem
de prioridades. O problema não é este tipo de dinâmica, mas sim não
controlar os itens que já são conhecidos previamente.
“Para
planejar, você não precisa saber tudo que irá acontecer, mas pelo menos
uma parte”, diz. “Se você nunca sabe nada, acaba não andando para
frente, apenas patinando”.
Como mudar? Não
se atenha apenas ao planejamento do dia seguinte. No mínimo, planeje os
três dias que se seguem. Jamais lote sua agenda de compromissos, deixe
sempre um espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia,
por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas. Dedique o tempo
restante para aquilo que não estava no seu calendário previamente.
Hábito 2 - Acreditar que tudo é para ontem
Por
não olhar de uma maneira criteriosa para o próprio tempo, há quem veja
tudo (e todos) como prioridade. Resultado? “A pessoa faz tudo e lota sua
agenda de coisas desnecessárias”, diz Barbosa.
Como mudar? Tenha
uma postura crítica diante de cada demanda que cruza seu caminho.
“Atividades importantes estão relacionadas com tempo e trazem resultado.
As urgentes têm de ser feitas imediatamente. Essa diferenciação é
vital”, diz.
Hábito 3 Subestimar as ferramentas de produtividade
Atire
a primeira pedra quem nunca começou e abandonou rapidamente um novo
aplicativo ou estratégia para gerir melhor o tempo. Mas, de acordo com o
especialista, este é um outro deslize clássico de quem não consegue
manter a vida em dia.
“Não
é com duas ou três semanas que seu cérebro será treinado. Os resultados
aparecem só a partir da quarta ou quinta semana”, diz o especialista.
Como mudar? Encare
com mais seriedade (e estratégia) as ferramentas de produtividade (como
agenda e aplicativos de gestão do tempo). Firme um compromisso com você
mesmo de usar um (e apenas um) deles. Para tirar o máximo de vantagem
destes programas, siga algum método de gestão do tempo.
Hábito 4 Supervalorizar o e-mail
Checar o e-mail toda hora, responder todas as mensagens sem qualquer critério é a senha para se perder no trabalho.
Como mudar? Determine
horários para checar seus e-mails de acordo com sua rotina de trabalho.
Não se renda à tentação de abri-lo a todo momento e responder todas as
demandas.
Hábito 5 Ser viciado em redes sociais
De
acordo com pesquisa da Triad, 85% dos profissionais brasileiros acessam
redes sociais durante o expediente. Segundo Barbosa, não há nenhum
problema neste hábito. “Não sou contra as redes sociais, entre uma
tarefa e outra você até pode ver. Mas fazer isso com frequência pode te
prejudicar”.
Como mudar? Assim
como com o e-mail, determine horários fixos para acessar as redes
sociais. E não se renda a tentação de sabotá-los ou estendê-los.
Hábito 6 Espalhar todas as informações
Agenda,
post-it, lista de tarefas do Google, aplicativos. A lista de recursos
para tornar a vida mais organizada é imensa. Mas o excesso deles na
rotina pode atrapalhar. “Tem gente que coloca tudo o que tem para fazer
nestas várias ferramentas. E, porque fez anotações em locais obscuros,
não consegue se planejar direito”, afirma o especialista.
Como mudar? Foque em apenas uma ferramenta para organizar sua rotina. Faça uso dela de maneira estratégica.
Hábito 7 Não delegar
De
medo de perder a própria posição a não ter ao seu redor pessoas com
treinamento suficiente, os motivos que fazem com que os profissionais
não saibam delegar tarefas são inúmeros. Mas a consequência, quase
sempre, é a mesma: trabalho para além da conta e uma agenda caótica.
Como mudar? Tenha
consciência de que crescimento na carreira sempre implica em mais
responsabilidades. Mas isso não significa que você tenha que abraçar o
mundo sozinho. Quanto mais delegar, mais tempo terá para se dedicar às
tarefas da nova função com excelência.
“Atividades
confidenciais e estratégicas que dependam da sua decisão devem ser
executas por você. Tarefas mais operacionais podem ser delegadas”, diz
Barbosa.
Hábito 8 Ser fã incondicional de reuniões
Viver
o expediente com as portas fechadas em uma reunião definitivamente não é
sinônimo de produtividade. Ao contrário. Segundo pesquisa recente da
Triad, apenas 1/3 das reuniões são consideradas produtivas pelos
funcionários. “As reuniões não têm qualidade, não são planejadas, são
muito longas e não atingem os objetivos propostos”, diz.
Como mudar? Não
faça reuniões para tudo. Quanto mais claro e pontual for o objetivo da
reunião, melhor. Tenha como meta fazê-las curtas. O tempo ideal? Meia
hora. O limite? Duas. E nada além disso.
Hábito 9 Roubar o tempo alheio
Por
ter uma agenda caótica, quem é improdutivo tende a atrapalhar todos que
cruzam seu caminho profissional. “É aquela pessoa que delega demais
para a mesma pessoa. Por não anotar informações, liga para checar dados.
Pede tarefas no fim do expediente”, diz.
Como mudar? Analise o tempo dos outros antes de passar qualquer demanda. Não fique centrado apenas nas suas necessidades.
Hábito 10 Ser desorganizado
Organização
é palavra de ordem para quem quer ter dias produtivos. Quem já sofreu
para encontrar um arquivo em meio a confusão da mesa ou do computador
sabe bem o que isso significa.
Como mudar? Quanto
mais sua mesa estiver limpa, organizada e funcional mais você
economizará tempo produtivo. Por isso, dedique-se a manter tudo, desde
anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.
Hábito 11 Não ter tempo para si mesmo
Pessoas
improdutivas não são as que mais se dedicam a sua vida pessoal. Ao
contrário. No sufoco para manter a rotina profissional em dia, elas são
as que mais sabotam o tempo dedicado para assuntos para além do
expediente. “A produtividade está diretamente ligada à energia. Se a
pessoa não tem tempo para descansar, perde a energia e, com isso, a
disposição para trabalhar”, diz Barbosa.
Como mudar? Pense
na sua agenda de forma a dedicar tempo, sim, para você mesmo e para
outros assuntos pessoais. “Se a gente não tem tempo para quem faz
diferença na nossa vida, no leito de morte, iremos nos arrepender pois é
isso que faz a vida valer a pena”, afirma o especialista.
Fonte: Exame.com
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